多くのサロンが気づいていない「予約受付の問題点」とは
多くのサロンが気づいていない
共通の課題
- 人が判断すると必ずスキマは生まれる
- とっさの判断ができずに勘で答えてロスが生まれる
- 今使っている予約システムは実は正確な判定をしていない
大切なのは、正確な空き判定をする予約台帳であること
いざ「予約システムを導入しよう」となった時、必ず確認しなければならない重要なことが「予約台帳」の空き判定の精度です。
マス目があってスタッフ名が並んでいる予約台帳はどれも同じように見えますが、システム内部のアルゴリズムは全く異なります。
無料の予約システムや、クーポンサイトの予約受付機能などで精度の低いものを選んでしまうと、知らぬ間に売上が落ちるので注意が必要です。
他の予約システムとスタッフによる予約受付の問題点を見てみましょう。
これができなければ、
予約受付システム失格！
施術スタッフ２名のサロン
Q.
例えば、図の予約表のように、10時から1時間、高橋さんが対応、11時から1時間、佐藤さんが対応する場合、10時から2時間の予約は受けることはできますか？
『coming-soon』では
10時から2時間の予約は受けることはしません。
スタッフが2名しかおらず、いずれも接客中なので、人の目で見れば明らかなことです。
他の予約システムでは・・・
正確に判定できません。
こんな簡単な予約管理さえ、美容クーポンサイトを含めた一般的な他社の予約受付システムでは、正しく判定できず予約を受け付けてしまい、日常的にオーバーブッキング（＝予約の重複）が起きています。
指名なしの予約枠が表示されていても、それは「指名なし」という枠がスタッフとは別に表示されているだけです。つまり、スタッフの空き状況を考慮していないので、指名なし予約がどんどん登録されてしまうのです。
指名優先なら、このフリー客は誰が対応するのか？
施術スタッフ２名に、アシスタント１名のサロン
Q.
アシスタントがいるので、施術スタッフは同時に2名の施術ができます。
下図の場合、10時から1時間の指名なし予約は、高橋さんと佐藤さんのどちらを担当にしますか？
『coming-soon』では
すぐに担当を決めません。
指名予約を優先するために、どちらのスタッフにするか直前まで決めない、というのが正しい運用です。
他の予約システムでは・・・
他社の予約システムでは正しく判断ができず、上に名前があるスタッフに強制的にフリー客を割り当ててしまいます。
そのため、いつも一番先頭のスタッフが忙しいうえに、指名予約を優先して受け付けられないので機会損失にもつながります。
さらに売上を落とす もっと深刻な問題 case#1 システム編
Q.
高橋さんはトップスタイリストです。
空き時間があっても、同じ時間で他のスタイリストに空きがあるのなら、そのスタイリストにヘッドスパを担当させたいと考えています。
10時から1時間の指名なし予約がヘッドスパだとしたら、誰が担当しますか？
『coming-soon』では
佐藤さんを優先担当で自動判定します。
さらに、誰が対応すれば最も効率的かを正確にアドバイスする機能も標準で搭載しています。
他の予約システムでは・・・
上に名前がある人から順番に（ここでは高橋さんを）強制的にヘッドスパ担当にしてしまう間違った判定をします。
よくあるサロンのルールですが、人が見ればすぐに分かるような判断すらも他の予約システムではできません。
さらに売上を落とす もっと深刻な問題 case#2 電話受け付け編
あなたは次の予約電話に、瞬時に答えられますか？
Q.
（1）田中さん指名で、11時から1時間30分のメニューは、予約できますか？
Q.
（2）指名なしで、9時から2時間の予約はできますか？
答えは、問１、問２のいずれも予約は受けられません。
『coming-soon』では、予約ができない時間は×マークでつぶされます。
予約登録の操作は、マウスで予約したい時間にメニュープレートをドラッグ＆ドロップするだけで自動判定されるので、電話受け付けでオーバーブッキングや無駄な隙間がでるような予約の取り方にはなりません。
慣れないスタッフが対応すると・・・
紙の予約台帳を使うと、気づかずにオーバーブッキングになり、時間通りに来店したお客様を待たせたり、滞在時間を長引かせたり、あるいは本当はまだ予約受付ができるのに断っていたりします。
これはオーナーの知らぬ間に起こっている恐ろしい現実です。
coming-soonは、『指名予約を優先で受け付けながら、フリー予約を誰が対応すれば最も効率的なのかを常に正確に判定する』唯一の予約台帳
指名予約は、希望時間に入るかを判断するだけなので簡単ですが、指名なし予約はそうはいきません。
指名なし予約は誰が対応するかを来店直前まで決めず、後に入ってくる指名予約を優先させ続けなければならないからです。
でも誰かは、指名なし予約を対応しなければなりません。
そして、これ以上予約を受けたら既にある指名なし予約が対応できなくなる、というところで指名予約の受け付けも停止しなければならないのです。
予約台帳システムで当然備わっていなければならないのは、
指名予約を優先で受け付けながら、指名なし予約を誰が対応すれば最も効率的なのかを、常に正確に判定し続けなければならないこと。
これを人が電話で受けながら一瞬で判断するには限界があります。
そのためにもアルゴリズムを駆使した予約台帳システムを導入する重要な意義があるのです。
『coming-soon』ではこの精度を重要視しており、特許も取得しています。
