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コラム

サロン予約システムの導入ポイント4つとおすすめのシステム

こんなことが原因で
“お客様と売上”
逃してませんか?

予約したお客様を待たせてしまう

お客様は平気なふりをしているかもしれませんが、待つことが嫌いな人は意外と多いです。待つことが苦手ではない方だと、お客様の不満に気づきにくいかもしれません。

また、無理なスケジューリングで予約ができてしまうサロンもありますが、そうだと気づいたお客様は、もう二度とそのサロンに来ないかもしれません。

予約と予約の間にスキマ時間ができてしまっている

ネットで予約を受け付けると、サロン側の事情を相談できないので、お客様の都合だけで予約が入ってしまいます。

すると、予約と予約の間に隙間がうまれ、(そのスキマ時間のせいで)予約が取れなかったお客様が他のサロンに行ってしまうかもしれません。

また、開店直後のスキマ時間は、せっかく朝礼で鼓舞したのにスタッフが拍子抜けし、売上も取れず、最も無駄な時間です。

来店サイクルが長くなりがち

例えば、ヘアースタイルが気になり始めてから美容室を予約するお客様の場合、そこから都合の良い日程を予約をするため、来店サイクルは延びてしまいます。
2ヶ月に1回行くと決めているお客様の場合でも、気づいたら2ヶ月以上が過ぎていた、というケースがありえます。

そうした来店サイクルの間延びで、逃している売上がいかに大きいかをご存知ですか?

多くのサロンが気づいていない
共通の課題

  • 今使っている予約システムは実は正確な空き判定をしていない
  • 日々のネット予約の隙間は、積み重なって大きな損失となる
  • 来店サイクルは短くできる

逃している売上は
大きい!

特に売上アップやコスト削減に効果的なシステムのポイントは上記の4つです。
美容室、ネイル、エステなどのサロンに共通している予約システムの選定ポイントについて、それぞれ具体的に解説していきます。

Point1正確に、優先順位も踏まえて
空き判定ができる

いざ「予約システムを導入しよう」となった時、必ず確認しなければならない重要なことが「予約台帳」の空き判定の精度です。

マス目があってスタッフ名が並んでいる予約台帳はどれも同じように見えますが、システム内部のアルゴリズムは全く異なります。
無料の予約システムや、クーポンサイトの予約受付機能などで精度の低いものを選んでしまうと、知らぬ間に売上が落ちるので注意が必要です。
他の予約システムとスタッフによる予約受付の問題点を見てみましょう。


これができなければ、
予約受付システム失格!

施術スタッフ2名のサロン

Q.
例えば、図の予約表のように、10時から1時間、高橋さんが対応、11時から1時間、佐藤さんが対応する場合、10時から2時間の予約は受けることはできますか?

『coming-soon』では

10時から2時間の予約は受けることはしません。
スタッフが2名しかおらず、いずれも接客中なので、人の目で見れば明らかなことです。

他の予約システムでは・・・

正確に判定できません。
こんな簡単な予約管理さえ、美容クーポンサイトを含めた一般的な他社の予約受付システムでは、正しく判定できず予約を受け付けてしまい、日常的にオーバーブッキング(=予約の重複)が起きています。
指名なしの予約枠が表示されていても、それは「指名なし」という枠がスタッフとは別に表示されているだけです。つまり、スタッフの空き状況を考慮していないので、指名なし予約がどんどん登録されてしまうのです。


指名優先なら、
このフリー客は誰が対応するのか?

施術スタッフ2名に、アシスタント1名のサロン

Q.
アシスタントがいるので、施術スタッフは同時に2名の施術ができます。
下図の場合、10時から1時間の指名なし予約は、高橋さんと佐藤さんのどちらを担当にしますか?

『coming-soon』では

すぐに担当を決めません。
指名予約を優先するために、どちらのスタッフにするか直前まで決めない、というのが正しい運用です。

他の予約システムでは・・・

他社の予約システムでは正しく判断ができず、上に名前があるスタッフに強制的にフリー客を割り当ててしまいます。
そのため、いつも一番先頭のスタッフが忙しいうえに、指名予約を優先して受け付けられないので機会損失にもつながります。


さらに売上を落とす もっと深刻な問題 case#1 システム編

Q.
高橋さんはトップスタイリストです。
空き時間があっても、同じ時間で他のスタイリストに空きがあるのなら、そのスタイリストにヘッドスパを担当させたいと考えています。
10時から1時間の指名なし予約がヘッドスパだとしたら、誰が担当しますか?

『coming-soon』では

佐藤さんを優先担当で自動判定します。
さらに、誰が対応すれば最も効率的かを正確にアドバイスする機能も標準で搭載しています。

他の予約システムでは・・・

上に名前がある人から順番に(ここでは高橋さんを)強制的にヘッドスパ担当にしてしまう間違った判定をします。
よくあるサロンのルールですが、人が見ればすぐに分かるような判断すらも他の予約システムではできません。


さらに売上を落とす もっと深刻な問題 case#2 電話受け付け編

あなたは次の予約電話に、瞬時に答えられますか?

Q.
(1)田中さん指名で、11時から1時間30分のメニューは、予約できますか?

Q.
(2)指名なしで、9時から2時間の予約はできますか?

答えは、問1、問2のいずれも予約は受けられません。

『coming-soon』では、予約ができない時間は×マークでつぶされます。
予約登録の操作は、マウスで予約したい時間にメニュープレートをドラッグ&ドロップするだけで自動判定されるので、電話受け付けでオーバーブッキングや無駄な隙間がでるような予約の取り方にはなりません。

慣れないスタッフが対応すると・・・

紙の予約台帳を使うと、気づかずにオーバーブッキングになり、時間通りに来店したお客様を待たせたり、滞在時間を長引かせたり、あるいは本当はまだ予約受付ができるのに断っていたりします。
これはオーナーの知らぬ間に起こっている恐ろしい現実です。

coming-soonは、『指名予約を優先で受け付けながら、フリー予約を誰が対応すれば最も効率的なのかを常に正確に判定する』唯一の予約台帳

 

指名予約は、希望時間に入るかを判断するだけなので簡単ですが、指名なし予約はそうはいきません。
指名なし予約は誰が対応するかを来店直前まで決めず、後に入ってくる指名予約を優先させ続けなければならないからです。

でも誰かは、指名なし予約を対応しなければなりません。

そして、これ以上予約を受けたら既にある指名なし予約が対応できなくなる、というところで指名予約の受け付けも停止しなければならないのです。
予約台帳システムで当然備わっていなければならないのは、

指名予約を優先で受け付けながら、指名なし予約を誰が対応すれば最も効率的なのかを、常に正確に判定し続けなければならないこと。

これを人が電話で受けながら一瞬で判断するには限界があります。
そのためにもアルゴリズムを駆使した予約台帳システムを導入する重要な意義があるのです。

『coming-soon』ではこの精度を重要視しており、特許も取得しています。

予約台帳に究極のアルゴリズムを
特許で認められた『予約台帳』

詳細はこちら

Point2無駄なスキマ時間を作らない

スタッフとサロンのキャパシティを考慮した、正確な空き判定がいかに重要かおわかりいただけたかと思います。お客様に余裕をもった接客ができるスケジューリングで、指名予約を優先しながらフリー予約を最も効率よく詰め込む予約受付は、お客様にとっても、サロンにとっても、プラスに働くはずです。
また無駄なスキマ時間を作らない工夫で、できるだけ多くのお客様を受け入れることも大事ですね。

サロンのネット予約の最大の欠点が、予約と予約のスキマや開店直後のスキマができてしまうことでした。
この小さな隙間が、積もり積もって、サロンの大きな売上損失になっています。
しかし、電話で交渉していた来店時間の調整はもう不要です。coming-soonの『すきま時間ブロック』という機能が、スキマの発生を自動で防ぎます。
この機能も特許出願がされており(国際出願番号PCT/JP2022/ 19252)、他社は追随できません。


スキマによる売上機会損失はいくらか?

ネット予約を始めると珍しくない図のような隙間は、サロンのスタッフ1人で1日に合計3時間にもなることがあります。
しかし、お客様に時間を調整していただくだけで、1時間メニューならあと3人の予約が受けられるのです。

スキマ合計3時間 x 時間単価6,000円 = 18,000円

スタッフ3人のサロンなら
18,000円 x 3人= 54,000円

月25日稼働なら
54,000円 x 25日=135万円

1年なら
135万円✕12ヶ月=1620万円

隙間がなくなるだけで、売上機会損失はこれだけ防げます。
スタッフの給与にも影響しています。

これだけの機会損失を、
まだ放置し続けますか?


交渉はできるが
万能ではない電話予約

図のような予約状況の場合、
お客様の希望通り14時30分開始の1時間のメニューを受け付けてしまうと、
前後に30分のスキ間ができてしまいます。

電話予約であればお客様と交渉して、14時開始か、15時開始に変更してもらうことでスキ間が回避できます。

けれども、忙しいサロンワークの中でいつも時間調整の提案ができるわけではありません。

だからこそ『すきま時間ブロック』が必要なのです。


スキ間を徹底的に
ブロックする仕掛け

coming-soonの『すきま時間ブロック』は、2つのパターンでスキ間をブロックします。

    1. プロポーザル設定:
    ネット予約時に、スキ間が発生しそうなら時間変更を自動提案する
    2. ハイドタイム設定:
    ネット予約で、スキ間ができない予約の空き時間のみ表示する


1. プロポーザル設定:
ネット予約時に、
スキ間が発生しそうなら時間変更を自動提案する

お客様がスキ間ができそうな予約時間を選択した場合、ネット予約画面に時間変更を提案するメッセージを表示します。
提案メッセージは自由に変更できるので、お客様の意向を尊重しながら、サロンの事情を相談できます。

予約画面上で時間変更を提案

2. ハイドタイム設定:
ネット予約で、
スキ間ができない予約の空き時間のみ表示をする

ネット予約の日時選択の画面で、スキ間が発生しそうな予約の空き時間を表示させません。

Point3効果的な来店促進ができる

ヘアースタイルが気になり始める「いつもの来店サイクルの少し前」に、来店促進をすることが効果的です。来店サイクルの間延びを防ぎ、売上アップに繋がります。

とはいえ、電話で催促するわけにもいかないですよね。メールやLINEが自動的に送られてきても、そのお客様がヘアースタイルを気にしていないタイミングであれば、見てもらえないかもしれません。

coming-soonの『カミングメール(オートプッシュ機能)』は、お客様ごとに来店行動を自動学習します。予約登録後すぐに次回の来店予測を算出し、来店予測日の少し前にアプリのプッシュ通知やメールでお客様へお誘いのメッセージを送ります。

「そろそろ行こうかなー」とお客様が思い始めるタイミングでメッセージが届くので、予約の間延びによる機会損失を防ぐことができます。特許取得済みなので、他社には真似ができません。


売上108%UPに貢献

お客様の平均来店間隔が2ヶ月に1回(年間6回の来店)の場合、カミングメール(オートプッシュ機能)では来店を約5日早められることから、年間の来店回数が約0.5回アップ。
売上に換算すると、108%増の貢献をもたらします。


『カミングメール(オートプッシュ機能)』の
計算方法・送信タイミング

ヘアスタイルやネイルが崩れてからサロンに行くのか、崩れる前に必ずサロンに行くのか、サロンに行くタイミングは、その人の「美」に対する意識で大きく左右します。それがサロンを利用するタイミングの違い、すなわち『来店速度®』の違い。
『coming-soon』 では、お客様の来店行動を常に学習して来店速度を把握しているので、来店予測日の少し前にお誘いのプッシュ通知やメールを送ります。お客様には非常に心地いいタイミングで届くので、予約獲得に結びつきます。


さらに詳しく解説!来店予測計算の裏側

施術ごとのサロンの希望来店間隔をもとに、来店速度を測ります。来店傾向値が算出されると、それを前回来店日に加味して次回来店予測日が算出されます。

施術

施術ごとの希望来店間隔

来店傾向

希望来店間隔に対し、お客様の来店は早いか遅いか全ての来店で傾向を解析

来店間隔

直近の来店履歴を重視しするため、ライフスタイルの変化にも対応。途中で他店に行ったなどで、来店間隔が大きく崩れれば自動でノイズを除去。

季節

季節によってアプローチのタイミングを変える。


当社の場合
特許で効果を認められた『カミングメール(オートプッシュ機能)』

特許取得のアルゴリズムが、お客様の来店行動を学習し、個別に来店予測日を計測。自動で予約を獲得してきます。

他社の場合
効果の少ない一般的な一斉送信型

お客様を無視した固定日数での送信は、効果が薄く迷惑メールになりがち。


業種ごとの
『カミングメール(オートプッシュ機能)』
送信タイミング

来店予測日の前に送信
美容室、マッサージ、エステの場合

来店予測日の前に『カミングメール(オートプッシュ機能)』を送信。

予約をしなかったお客様だけに、『カミングメールアフター』、『カミングメール2』が送られ、3回追跡フォローします。お直しで再来店した場合は、自動的に調整されるので、次回来店予測日が極端に早くなることはありません。

来店予測日の後に送信
ネイルの場合

来店予測日を過ぎても予約がないお客様だけに『カミングメール』を送信。

予約をしなかったお客様だけに、『カミングメールアフター』が送られ、2回追跡フォローします。
比較的、来店間隔が短い業種向け。来店予測日より前に来店しているお客様、来店予測日を過ぎてもサロンが指定した日数通りに来店しているお客様にはアプローチしません。

Point4電子カルテ、顧客管理、POSレジ、ホームページなどとの連動

電子カルテ、顧客管理、POSレジ、ホームページなどと予約システムは、例えば以下のような連動が望まれます。

  • その日に予約が入っているお客様の情報だけが電子カルテのホーム画面に表示されるので、カルテ出し不要
  • 電子カルテに、手書きメモや写真を保存できる
  • お客様の過去の売上情報などは電子カルテでもPOSでも表示される
  • 予約の入り口をホームページに簡単表示
  • POSレジでは、お客様の予約メニューが反映され、スムーズなお会計ができる

coming-soonなら、これ全部できてしまうんです。
coming-soonじゃないと、できないことがたくさんあります。

まとめ
おすすめのサロン予約システム

coming-soonのサロン向け予約システムは、
ここでご紹介した以下4つのポイントを
すべて満たす唯一複数の特許を取得したシステムです。
必ず選択肢に含めて見ておきましょう!

  • Point1正確に、優先順位も踏まえて空き判定ができる
  • Point2無駄なスキマ時間を作らない
  • Point3効果的な来店促進ができる
  • Point4電子カルテ、顧客管理、POSレジ、ホームページなどとの連動

お試し期間もありますので、
まずはお気軽にお問い合わせください!