コラム

電子カルテを導入したい！と思ったときに考えるべき4つの問題点

これからは電子カルテの時代？

紙のカルテはもう古い！これからは電子カルテの時代だ！
店のタブレットを活用したい！タブレットでスマートに顧客管理をしたい！
こうした声をよく耳にします。

カミングスーンでは2018年2年27月より電子カルテをリリースしましたが、開発にあたり多くのサロン様より「待ってました！」というお声をいただきました。
そして、なかには
「他社も検討したが、予約システム（coming-soon）と一元管理したい」
「他社を使ってみたが他の機能がイマイチだったので、カミングスーンのカルテに期待してます」
というサロン様もいらっしゃいました。

かゆいところに手が届くアプリが無料で溢れている時代。
「こういうアプリないかな？」と検索してみるだけでいくつも出てきますが、使い物になるかは別問題です。
では数多あるアプリやシステムの中から、どのように電子カルテを選べばいいのでしょうか。
導入のメリットとデメリットをまとめてみました。

電子カルテ導入のメリットとは

紙のカルテにできないこと、それは

すばやく検索できること
仕上がり写真が保存できること
仕上がり写真をお客様にも共有できること
スタッフ間で共有ができること

検索が素早くできることで、前回の施術内容をすぐに確認することができ、お客様への信頼度もアップします。
アプリやシステムによりますが、仕上がり写真を一緒に保存することができ、イラストを描いて残す必要がありません。
また、それらをスタッフ間で共有することで、スタッフへのアドバイスもできるようになります。

こうした理由から電子カルテ開発の要望は多く寄せられましたが、カミングスーンでは開発に踏み切れずにいました。
それは電子カルテの持つデメリットを解決しなければ、カルテを開発する意味がないと考えていたからです。

電子カルテは本当に便利なのか？デメリットとは

タブレットなどを使った電子カルテは一見便利そうですが、一般的に導入してみるとうまく運用できずに紙カルテに戻るというケースも耳にします。
数ある電子カルテアプリやシステムを選ぶ上で、意外と思いつかないデメリットをまとめました。
電子カルテを選ぶ際に、この4つのポイントがクリアできているか確認する必要があります。

1.電子カルテはイラストが描きにくい！

カルテにイラストや図を残すとき、やはり紙の描きやすさに勝るものはありません。
メモを残す場合、キーボードで入力するより紙に書くほうが早い場合があります。
導入してみると一番苦痛を感じるのが「描きにくさ」ではないでしょうか。
忙しいサロンワークのなかで大きなストレスになり、スタッフからの反発を生む可能性があります。

★coming-soon KARTE（カミングスーンカルテ）では

紙カルテに記入したものを、アプリのカメラ機能で撮影し、顧客データに紐づけて保存することができます。
撮影した紙カルテには、ペイント機能で追記できるようになっています。
仕上がり写真をアプリのカメラで撮影し、その写真にもペイント機能でメモを残すことができます。
ペイント機能は、描きやすさと操作性に徹底的にこだわりました。

いつもの紙カルテをアプリに事前に登録しておくこともできます。
紙カルテに記入してから写真を撮るのが面倒な場合は、直接アプリに登録してあるカルテにペンツールで記入することもできます。

チェックポイント1

イラストや文字の描きやすさはどうか？写真は残せるか（保存できる枚数はどのくらいか）？

写真にもメモが残せるか？

2.タブレット専用の電子カルテは端末が複数台ないと回らない！

これも紙のカルテであれば発生しない問題です。
店内にiPadなどタブレットが1台しかない場合、誰かが入力し終わるまで待たなくてはいけません。
また、タブレットをレジとして活用している場合、複数台必要になってきます。

★coming-soon KARTEでは

スタッフの私物のスマホでもカルテや写真のアップロードができるようになっています。
これにより、タブレットの待ち行列を解消しました。

私物のスマホなので、セキュリティも万全にしています。
coming-soonの設定画面で、決裁者がスタッフのデバイス承認を行います。
この登録がなければアプリを使うことはできません。

また、閲覧権限を以下のように設定できます。

連動する予約管理画面から、顧客情報の閲覧制限ができます。

電話番号とメールアドレス以外の個人情報は閲覧制限する
顧客名以外の個人情報は全て閲覧制限する

レジアプリの連動

レジアプリの連動を許可すると、顧客情報は閲覧できるようになります。

※2019/11/12現在、coming-soon KARTEはiOSのみ対応です。Androidへの対応の時期は未定です。

チェックポイント2

複数のデバイスで使えるようになっているか？

使える場合のセキュリティ面は万全か？

サロンにあるデバイスは導入するシステムに対応しているか？

3.今までの紙カルテと同じような項目があるのか？カスタマイズできるのか？

新しくアプリやシステムを導入する場合、今まで紙カルテで使っていた項目があるのかが問題です。
融通が利くシステムばかりではないので、導入したカルテに運用を合わせる必要があるかもれません。
これも間違いなくストレスになります。
また、項目を自由にカスタマイズできるアプリやシステムがあったとしても、イチから必要な項目をセットアップしていくのは大変で、手間のかかる作業です。

★coming-soon KARTEでは

いつもの紙カルテにいつものペンで記入し、アプリのカメラ機能で撮影して、顧客に紐づけて保存できます。
項目をカスタマイズしたり、電子カルテの項目に無理して運用を合わせる必要はありません。

チェックポイント3

いつも使っている必要な項目が揃っているか？

カスタマイズが可能か？（そしてカスタマイズにはかなりの労力がかかる）

4.特にカルテアプリを選ぶ場合：現在利用している顧客管理システム・予約システム・POSレジと連動しているか

現在利用しているシステム（予約管理・顧客管理・POSレジなど）と連動していないアプリを使用する場合、顧客の二重管理になってしまいます。
電子カルテを導入するために、現在利用している予約システムやPOSを乗り換えることもできますが、いちばん大切なのはお客様が使う「ネット予約システム」のクオリティです。
電子カルテのために、わざわざ使いにくい予約システムやPOSを導入するのは本末転倒。
本当に大切なものは何か、慎重に考える必要があります。